Rekisteriseloste
Henkilötietolain (523/1999) 10§:n mukainen rekisteriseloste.
Rekisteriselosteen laatimispäivämäärä
30.10.2017
Rekisterinpitäjä
Oulun yliopisto, PL 8000, 90014 Oulun yliopisto, 0245895-5
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Tietosuojavastaava Oulun yliopisto, dpo@oulu.fi
Rekisterin nimi
Oulun yliopiston verkkokaupan rekisteriseloste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin käyttötarkoitus on Oulun yliopiston verkkokaupan asiakasrekisterin ylläpitäminen sekä tilauksien hallinta ja käsittely. Tietoja voidaan käyttää toiminnan kehittämiseen sekä tilastollisiin tarkoituksiin.
Lisäksi tämän rekisterin mukaisten tietojen käsittelyn tarkoituksena on kulkukortin tilanneiden henkilöiden osalta ko. kulkukorttiin liittyvän kulkuoikeuden automaattinen hallinta.
Rekisterin pitämisen peruste
Asiakassuhde
Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää seuraavat tiedot:
Nimi
Osoite
Puhelinnumero
Opiskelija- / henkilökuntanumero
Sähköposti
Maa
Tilausten tiedot
Tilausten seurantakoodit
Kulkukortin tilanneen henkilön kuva
Rekisteriä käyttävät tietojärjestelmät
Ei muita rekisteriä käyttäviä tietojärjestelmiä
Säännönmukaiset tietolähteet
Verkkokauppa ja siihen liittyvät järjestelmät sekä lisäksi verkkokaupan markkinointiin liittyvät kampanjat. Kulkukorttiin liittyvän kulkuoikeuden automaattiseen hallintaan liittyvä tietolähde ovat yliopiston tietojärjestelmät.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Kulkukortin tilaustiedot luovutetaan yritykselle, joka painaa tilauksen tehneen henkilön tiedot fyysiseen kulkukorttiin. Muutoin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille lukuun ottamatta verkkokaupan tekniseen hallinnointiin liittyviä toimia ja palvelun toimittamiseksi (esim. palvelimen tai verkkokauppa-alustan hallinnointi).
Tietoja voidaan luovuttaa nähtäväksi rekisterissä oleville henkilöille tarkistusta varten. Tiedot voidaan poistaa järjestelmästä pyydettäessä.
Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Rekisteristä ei luovuteta tietoja EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteriä ei luovuteta sivullisille lukuun ottamatta tekniseen hallinnointiin liittyviä toimia (esim. palvelimen tai verkkokauppa-alustan hallinnointi). Rekisterin käyttöoikeus on rajattu Oulun yliopiston verkkokaupan kanssa työskenteleville. Lisäksi rekisterin käyttöoikeus on kulkukorttien tilausten osalta rajattu kulkukortin tuottavalle taholle. Rekisteri on suojattu salasanalla.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeudet määräytyvät EU tietosuoja-asetuksen artiklojen 15-22 mukaan:
- tietojen tarkastusoikeus
- tietojen korjaaminen ja poistaminen
- tietojen käsittelyn rajoittaminen
- tietojen siirto-oikeus
- vastustamisoikeus
Yhteishenkilö rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa on tietosuojavastaava, yhteystiedot selosteen alussa.